RGPD e inteligencia artificial en tu despacho: la regla de los datos (qué no pegar nunca en un chat)

Hay un titular que puede hundir la reputación de un despacho en una frase: “Asesoría filtra los datos de sus clientes a una inteligencia artificial”. No hace falta mala fe para llegar ahí. Basta con que alguien de tu equipo pegue un caso real en el chat equivocado.

Yo no llevo un despacho, pero trabajo con casi 50 por dentro, a la vez. Y este es, para mí, el tema más importante de todo el curso, aunque sea el menos vistoso. Va de una cosa: qué datos pueden salir de tu despacho y cuáles no.

Un aviso antes de empezar: no soy abogado ni tu delegado de protección de datos. Lo que sigue es sentido común y buenas prácticas para reducir riesgo. Para tu caso concreto, cuenta con tu experto en protección de datos.

Si prefieres verlo, arriba tienes el vídeo completo (unos 7 minutos). Debajo, la versión leída para ir al grano.

Tu equipo ya usa la IA. Con permiso o sin él

Empecemos por la foto del problema. La gente usa lo que le hace la vida fácil, y la IA se la hace. Así que tu equipo ya la está usando, la hayas autorizado o no.

El riesgo no es que la usen. Es dónde la usan y con qué datos. Porque tú no eres un usuario cualquiera: eres un profesional con secreto profesional, sujeto al RGPD, custodio de los datos fiscales de toda tu cartera.

Por eso, para ti, esto no es un detalle de configuración. Es deontología.

El sistema de tres capas

La forma sencilla de ordenarlo es pensar en tres capas, de menos a más sensibilidad.

Capa 1 — La cuenta gratuita: cero datos reales

Regla simple: en una cuenta gratuita, de consumo, no entra ni un dato real de cliente. Ni un nombre, ni un CIF, ni un importe reconocible.

¿Para qué sirve entonces? Para muchísimo: normas, documentos públicos, plantillas, formación, redacciones genéricas. De hecho, casi todo lo del vídeo anterior se puede hacer en esta capa.

Capa 2 — El caso anonimizado: la regla del extraño

Aquí está la técnica que más te va a servir. Cuentas el problema sin decir de quién es.

Mira la diferencia (ejemplo ficticio):

• Caso real: “Mi cliente Transportes García S.L., con CIF tal, facturó equis y tiene un requerimiento por el IVA del segundo trimestre.”
• Versión anonimizada: “Empresa de transporte, unos doce empleados, facturación en torno a un millón, requerimiento de IVA de un trimestre.”

Fíjate en lo que se conserva: el sector, el tamaño, el problema. Todo lo que la IA necesita para ayudarte. Y en lo que se va: el nombre, el CIF, las cifras exactas, las fechas exactas. Todo lo que identifica.

La regla de bolsillo para saber si lo has hecho bien es la regla del extraño: si un desconocido leyera tu conversación, ¿podría saber de quién hablas? Si la respuesta es no, estás bien en capa dos.

Capa 3 — El trabajo con datos reales: tres condiciones

Para trabajar con datos reales de cliente hacen falta tres cosas, las tres a la vez.

1. La licencia correcta. Para un equipo, la recomendación es un plan de empresa (a día de hoy, el llamado plan Team). ¿Por qué? Porque en los planes de empresa tus datos no se usan para entrenar el modelo, y eso está por contrato. Y un contrato se comprueba, no se supone.
2. Tus políticas al día. El registro de actividades de tratamiento actualizado y la información al cliente donde corresponda. De esto sabe más que tú (y que yo) tu experto en protección de datos: apóyate en él.
3. Accesos con cabeza. No todo el equipo necesita acceso a todo. Cada uno a lo suyo: el de nóminas, a nóminas; el de fiscal, a lo fiscal.

Sobre el punto de la licencia, un matiz importante. Si de momento vas con un plan personal de pago, hay un mínimo que no te puedes saltar: entra en los ajustes de privacidad y apaga la opción de mejorar el modelo con tus conversaciones (en los planes personales suele venir encendida por defecto). Pero que quede claro: eso es el suelo, no el techo. Apagar esa opción no equivale a las garantías por contrato de un plan de empresa para datos reales de cliente.

[VERIFICAR el día que lo configures: los nombres de plan y la ubicación exacta del ajuste de privacidad cambian. Compruébalo en los ajustes oficiales de la herramienta — anthropic.com/privacy · privacy.claude.com.]

Quédate con la idea de fondo: la pregunta no es qué IA usas. Es qué dato puede salir de tu despacho. Resuelto eso, lo demás es productividad.

El error típico: creer que esto va de prohibir

El fallo que veo una y otra vez es pensar que la solución es prohibir la IA. No lo es.

El despacho que la prohíbe no la elimina: la esconde. El equipo la sigue usando en su móvil personal, sin control, sin criterio y sin que tú lo sepas. Y eso es mucho más peligroso que regularla.

La jugada correcta es la contraria: dale a tu equipo un canal seguro y unas reglas claras, y te quitas de encima la mayor parte del riesgo.

Dicho corto: prohibir es esconder; gobernar es proteger.

Tu tarea de esta semana

Recap en una idea: capa 1, cuenta gratuita y cero datos reales; capa 2, caso anonimizado con la regla del extraño; capa 3, datos reales solo con plan de empresa, políticas al día y accesos con cabeza.

Y la tarea, que esta va en serio: reenvía este vídeo a tu equipo y escribe una página con vuestras tres reglas —qué cuenta se usa, qué se anonimiza y quién autoriza la capa tres—. Una página. Hoy.

Esto es parte de Claude para despachos, un curso gratuito de cero a pro. Tienes la serie completa y los recursos —plantillas, instrucciones y ejemplos listos para usar— en rankingonline.com/curso-claude.

En Ranking Online trabajamos en exclusiva con asesorías y despachos. Te enseño esto gratis porque un despacho que produce mejor con la IA —y que sabe hacerlo sin jugarse la confianza de sus clientes— es imbatible.

Dime una cosa: ¿tenéis ya una norma escrita de qué se puede pegar en un chat y qué no? Te leo.

👉 Ver la lección en vídeo